辽宁开放大学（辽宁装备制造职业技术学院）
进一步规范公文处理工作的若干规定（试行）
辽开大字〔2023〕121号
为认真贯彻落实《中共中央关于进一步做好中央文件审核工作的意见》（中办发〔2016〕23号）、《国务院办公厅关于进一步加强文件审核把关的通知》（国办函〔2016〕44号）及《辽宁省人民政府办公厅关于进一步加强省政府公文审核办理工作的通知》（辽政办发〔2016〕69号）文件精神，不断改进公文处理工作，提高公文质量和运转效率，切实推动我校公文处理工作科学化、规范化、制度化，结合我校实际，现就有关事项规定如下：
第一部分 收文办理
一、收文主要流程
学校收文办理主要流程分为两种：线上OA办公系统（公开文件）流程；线下纸质公文（不公开文件）流程。两种流程文件处理流程均为：签收→拟办→批阅→承办→督办。
二、收文要求
（一）及时签收
党政办公室（以下简称“党政办”）文书及时签收文件，一个工作日内拆封、登记、送党政办主任签署拟办意见；由部门接收或会议带回的上级红头文件须于当日送交党政办文书。
（二）限时拟办
党政办接到文件后于一个工作日内提出拟办意见（急件即时提出拟办意见），党政办文书打印阅办单并送党政办主任签字。
公开文件由党政办文书对文件扫描，负责将PDF格式文件上传OA办公系统进行运转办理。
（三）定时批阅
1.办文批阅
党政办文书将党政办主任签字后的需要办理的文件送校领导阅示，校领导于收文两个工作日内提出意见（急件即时提出意见）。涉及到两个以上校领导阅示的文件，相关校领导分别于两个工作日内提出意见（急件即时提出意见）。
2.阅文批阅
校领导传阅。党政办文书将党政办主任签字后的需要校领导传阅的公文于一个工作日内送达校领导传阅，一般参阅性文件，校领导分别于一个工作日内阅签完毕（急件随到随批）。
部门传阅。党政办文书根据校领导批示意见通知部门负责人或相关人员到党政办阅文室阅读文件，若需将文件取走阅读，相关部门需指派专人负责，并于当日将取走的文件送还党政办。
党政办在阅办单中应注明送文时间、校领导批文时间、相关部门收文时间。如校领导、相关部门因特殊原因不能及时签阅，应口头提出拟办或批示意见，由党政办标注后继续行文过程。
（四）高效承办
1.单一部门承办。党政办文书在领导批示文件返回当天通知有关部门办文，部门签署办理意见及时限（电话传达领导批示意见时，由传达人在阅办单上注明部门办理意见及时限），一般办文部门须在五个工作日内办理完毕（来文有规定办理时限的按规定时限办理），急件随时办理。
2.两个以上部门承办。党政办文书在校领导批示文件返回当天通知牵头部门及其他承办部门办文，牵头部门会同其他承办部门共同办理。一般须在五个工作日内办理完毕（来文有规定办理时限的按规定时限办理），急件随时办理。
（五）按时督办
及时收回传阅公文。党政办对未按传阅时限返回的公文在公文传阅单上予以注明，及时收回（收回时限不超过一个工作日）。
按时督办承办公文。党政办对未按承办时限返回办理结果的部门在公文阅办单上予以注明，党政办及时督办（督办时限不超过三个工作日）。
第二部分 发文处理
一、发文主要流程
学校发文主要流程为：文件起草→拟稿部门负责人核稿签字→党政办文书初核→党政办分管主任审签→相关校领导会签→主要校领导或受委托校领导签发→文书编号→打字员排版、修改→拟稿部门校对→复印室印刷→用印、分发、存档。
二、学校行政发文规范
凡以辽宁开放大学、辽宁装备制造职业技术学院对外发布的上行文、下行文、平行文均为学校行政公文。中共辽宁开放大学党委、中共辽宁装备制造职业技术学院党委（团委）发文不在此范围。
（一）学校行政文件字号及文种的确定
1.辽宁开放大学文件
文件字号为：
（1）辽开大字
主要用于学校行政、业务工作中有关重要事项、发布各项规章制度的行文。文种为决定、报告、请示、批复、通知、意见等。
（2）辽开大通字
主要用于转发上级文件，发布重要会议或活动事项，发布要求校内部门或下级单位共同执行办理、有关单位或部门周知的事项。文种为通知、通报等。
（3）辽开大教字
主要用于开大系统及校内开放教育教学、管理等业务工作的行文。文种为通知、通报、意见等。
（4）辽开大函字
主要用于与不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项等。文种为函、通知、意见等。
（二）辽宁装备制造职业技术学院文件
文件字号为：辽装院发
主要用于装备学院独立开展工作项目的行文。文种为决定、请示、报告、意见、通知、通报等。
（三）其他
校内部门之间业务往来、事项周知等需要行文的，相关部门可简易行文，用部门印，不编字号。
三、文件起草
起草文件应当做到符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同先行公文相衔接。具体要求如下：
（一）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。单一部门行文，行文部门指定专人起草，部门负责人按核稿要求审核、修改稿件（含附件），两个以上部门联合行文，牵头部门负责起草，牵头部门负责人协调其他行文部门有关人员修改、确定稿件（含附件）。
（二）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。拟下发的文件如涉及其他部门权限、基层和师生的利益，起草部门应通过调查研究、座谈会、来电来访等方式征求意见，并认真修改完善，对相关部门、基层和师生反映的合理诉求应及时反馈采纳情况。
（三）文种适合，主题突出，观点鲜明，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确。严格控制文字篇幅，做到开门见山、直入主题、宜短则短、意尽文止。部署重点工作的文件稿一般不超过5000字，部署专项工作或具体任务的文件稿一般不超过3000字。
1.要选择适合的文种，需要上级批复的应选择“请示”文种，如需向上级报告工作但不需批复的应选择“报告”文种。要“一事一请示”，且不能多头请示。
2.办法、细则、规定、制度等不能作为单独文种，必须有相关文种和文字引出。
3.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
4.人名、地名、数字、引文准确。引用文件应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，应当使用阿拉伯数字。
5.草拟文稿采用A4纸打印（以备存档）。
四、文件审核
（一）拟稿人、部门（牵头部门）负责人逐项、正确填写公文拟稿纸，将填写完整的拟稿纸及文稿送至党政办分管主任审核，要求送交的文稿需按照《学校正式文件排版格式要求》（见附件1）进行排版，且拟稿时间需标注为送交稿件的当天日期；党政办分管主任对以学校名义下发的各类公文（含附件）进行核稿。
（二） 公文审核内容包括：
1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3.强化规范性文件的合法性审查，由党政办协调起草文件的部门组织律师进行合法性的审查，提出书面审查意见，作为决策的重要依据。
4.涉及两个以上部门联合行文的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
5.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（三）文稿退回和修改
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；凡法律、法规和规章已做出明确规定，现行文件规定已有部署且仍然适用的，不再重复发文；对指导工作没有实质内容、可发可不发的一律不发文；进一步精简配套类、工作方案类文件数量，分工方案原则上应合并到文件中或作为附件一并印发，不单独发文；符合发文条件但内容需作进一步研究、修改内容或格式的，及时返回起草部门重新拟定，修改后重新报送党政办文书。
五、文件签发
（一）会签。由拟稿部门负责人送相关部门负责人会签。
（二）审签。文件会签结束后，文稿经党政办分管主任审核后送相关校领导审签。校领导在审签时提出修改意见的，拟稿部门应予修改。
（三）签发。文件审签结束后，党政办报送学校主要领导签发。文件一经签发，任何人不得随意更改，如需改动，应报签发人审定。
（四）校领导分别在两个工作日内审签及签发完毕。审签及签发要求签署姓名和当天日期，受委托签发须注明“代签”，圈阅或者签名，视为同意。
六、文件校对
（一）文件正式印制前，党政办打字员负责统一排发党政文号，并会同拟稿部门校对人员重点校对以下方面：
1.审核、审签、签发手续是否完备；
2.附件材料是否齐全；
3.格式是否统一、规范，有无错别字等；
4.领导提出修改之处是否修改正确。
（二）经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按文件审批程序复审。
七、文件排版、校对、印制、分发和存档
（一）排版：对复核后的公文由拟稿部门确定分送范围和印制份数，最后由党政办公室确定发文字号进行终稿排版。
（二）校对：拟稿人对最终排版后的文件进行校对，无误后签字。
（三）印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）分发：公文印制完毕后，由拟稿部门取回进行分发。需要报送校领导的，由拟稿部门告知党政办文书，由党政办统一报送校领导。需网上发布的文件由拟稿部门负责发布。应减少纸质公文印刷，除存档及工作必需外，建议公文在网上发布和运行。
（五）存档：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档，归档数量至少一式三份。
本实施细则由党政办负责解释，自下发之日起试行，原《《辽宁开放大学 辽宁装备制造职业技术学院进一步规范公文处理工作的若干规定（试行）》（辽电大字〔2017〕60号）同时废止。
